Muy arcaica ha quedado ya la imagen del archivista que se limita a bucear entre montañas de documentos y a descifrar pergaminos. El archivero es una profesión que ha evolucionado a la par que las TIC, pues la labor archivística se ha visto enormemente enriquecida gracias a las herramientas que estas «nuevas» tecnologías nos han ofrecido desde su aparición hace ya más de dos décadas.
¿Qué funciones implica el trabajo archivístico?
Principalmente, las funciones del personal de un archivo son las de recopilar, tratar y difundir los documentos de carácter administrativo, legal, político o particular, reunidos por personas físicas o jurídicas en el desempeño de sus actividades.
Todo ello se lleva a cabo con el fin de servir a los ciudadanos (sobre todo los archivos públicos) y a la labor investigadora. En resumidos puntos, el funcionamiento del archivo se basa en:
- Ingreso de los documentos, ya sea por transferencias ordinarias o extraordinarias.
- Conservación, asegurando la seguridad de los documentos y su orden.
- Difusión, labor que incluye: descripción de los fondos, consulta, reproducción, comunicación de la información y difusión pública.
Veamos por partes cada una de las principales funciones archivísticas en cada una de las etapas:
Ingreso
La recepción de los documentos se puede realizar a través de transferencias desde la propia entidad, o bien, de forma extraordinaria, es decir, desde otros medios (donación, compra, legado, reintegración o depósito).
Lo ideal es que las transferencias se planifiquen y normalicen, elaborando incluso un calendario de transferencias, lo cual facilitará las tareas relativas a la misma.
Instalación
El elemento indispensable para realizar la instalación de los fondos de archivo es el edificio en el que se ubiquen. Concretamente, la instalación de los documentos se realizará en el depósito, y estos se ubicarán en unidades de instalación, ya sean cajas o legajos (las cajas y legajos son agrupaciones de expedientes en forma de paquetes o protegidos por una caja).
Antes de introducir un expediente en una caja hay que identificarlo para saber su ubicación física, otorgándole una signatura que haga referencia a su unidad de instalación. Para instalar las cajas, libros o legajos se puede recurrir a dos formas: seguir el cuadro de clasificación o enumerar las unidades correlativamente y ordenarlas de esta forma.
Cuando se trata de archivos digitales o mixtos (con documentación en formato físico y digital), también se almacenan siguiendo el cuadro de clasificación, que se elaborará desde la propia institución de acuerdo con los fondos existentes.
Ordenación
Los fondos de archivo podrán ser cerrados (que no aumentan) y abiertos (los que sí lo hacen). La ordenación se inicia con cada expediente, colocando cada documento en el orden que impone la lógica de su tramitación (normalmente de forma cronológica). Así mismo, existen otros criterios de ordenación además del cronológico: alfabético, numérico y alfanumérico.
Conservación
Los dos elementos fundamentales que permiten conservar el estado original de los documentos son la preservación (evitar deterioro físico) y la restauración (devolver el documento a su estado original).
Entre las medidas que se pueden llevar a cabo para preservar los documentos encontramos:
- La utilización de cajas y envases con pH neutro, que no supongan peligro por su acidez.
- Medidas ambientales, que implican cuidar la luz, la temperatura y la humedad (por ello imprescindible el uso de luxómetros, termómetros e higrómetros). Hay que vigilar la correcta ventilación del depósito donde se hallen los documentos.
- Migrar a otros formatos, disponer los metadatos de los documentos, etc.
Por otro lado, la restauración de los documentos se realizará en un taller, pero esto es una tarea propia de las restauradoras, no de archivistas.
Descripción
Tras clasificar y ordenar los documentos, hay que elaborar instrumentos que faciliten su localización y consulta. Con ello, se trata de describir los fondos según las normas nacionales e internacionales de descripción, como las ISAD(G).
Existen diversos tipos de instrumentos de descripción documental fruto de la tarea archivística: guías, inventarios, catálogos, índices, registros,… pero no entraremos ahora a hablar de ellos pues nos daría para otra publicación.
A modo de ejemplo, en la Comunidad Valenciana se utiliza SAVEX, sistema de gestión integral de archivos que permite describir, almacenar y transferir la documentación de archivo. A su vez, también permite el acceso por parte de los ciudadanos a estos contenidos.
Comunicación de la información
El acceso a los archivos suele estar regulado en todos los países. Se debe facilitar el acceso a la documentación de archivos, sin embargo, suele haber un periodo de reserva (entre 30 y 50 años), aunque existen fondos que no pueden liberarse, entre otros motivos, por seguridad del Estado.
El documento puede ser consultado de diversas formas: de forma directa en sala o, mediante copia del mismo y por certificación o reproducción del documento. En la primera opción, el personal de archivo preparará y servirá al ciudadano la documentación a consultar, así como en la segunda, digitalizando además el documento si no lo estuviese y enviándolo al usuario por los medios electrónicos/físicos pertinentes.
Todo ello es importante matizar que queda reflejado en la memoria anual del centro que realiza el personal archivista.
Difusión pública
Los archiveros, sobre todo en archivos históricos, ofrecen actividades culturales con finalidad de difusión pública de sus documentos. Entre ellas destacan:
- Exposiciones: de la entidad o en colaboración con otras. Pueden ser temporales, permanentes o itinerantes. Posteriormente se publica el correspondiente catálogo de la exposición.
- Conferencias sobre temática relacionada con la institución.
- Publicaciones sobre sus fondos o investigaciones que se han llevado a cabo en la institución.
- Servicios educativos, enfocadas sobre todo a un público escolar, ofreciendo divulgación, de forma didáctica y amena, sobre temas vinculados con los fondos de la institución. Por ejemplo, algunos archivos tienen el «aula didáctica», donde ofertan a centros escolares talleres para aprender sobre archivística, restauración, etc.
Si bien estas funciones son una panorámica a grandes rasgos de las que se realizan en un archivo (después, cada uno con su idiosincrasia, varía en las mismas), no todas son realizadas por todo el personal. Cada rango tiene asignadas unas funciones, y lo ideal es que en una misma institución hubiesen, si no todas, algunas de estas figuras simultáneamente: dirección del centro, técnico de archivos, técnico auxiliar de archivos, personal auxiliar, subalterno y administrativo.
Tras todo lo mencionado en esta publicación, se destaca que el archivista brilla por su polivalencia. Si bien debe tener conocimientos en Paleografía o Diplomática, también debe saber manejarse en diferentes softwares y herramientas digitales, conocer la legislación vinculada a los archivos y contar con conocimientos generales de Historia. Todo ello, eso sí, teniendo en cuenta, que en función al tipo de archivo, estas funciones pueden varias considerablemente.
Y hasta aquí la publicación de hoy. Si te ha gustado, seguramente también sea de tu interés esta otra sobre el acceso a los archivos. Ante cualquier sugerencia o cuestión, no dudes en dejar más abajo tu comentario o también puedes escribir directamente a info@universoescrito.com