Atendiendo a la terminología de lo más genérico, el concepto “documento” deriva del latín documentum, que a su vez éste del verbo docere, “enseñar”. Por ello, se puede decir que el documento es el testimonio de la actividad del ser humano reflejado en cualquier soporte.
Ahora bien, como hemos apuntado en el título de esta entrada, existe documento de archivo, pero también otra documentación conocida como de apoyo informativo, ¿y cuál nos concierne más en el ámbito archivístico? La primera, como seguramente ya suponíais.
Veamos a continuación una tabla con las diferencias principales entre la documentación de archivo y la de apoyo informativo.
Como hemos observado en la tabla anterior, distan mucho las características de los documentos de archivo de aquellas de la documentación de apoyo informativo.
El documento de archivo forma parte de una institución y se ha generado en el desarrollo de las funciones de la misma, mientras que los documentos de apoyo informativo suelen ser copias o reproducciones que ayudan a informar sobre un determinado tema.
Los documentos de archivo, por tanto, se caracterizan por ser ejemplares únicos que contienen información, que se conservan, que producen efectos y que son conjuntos orgánicos.
Ya para finalizar, veamos también en esta tabla comparativa el valor del documento de archivo y de aquel que da apoyo informativo. El primero, tendrá valor temporal y permanente, mientras que el segundo nunca va a tener valor permanente, y temporal únicamente informativo, y según en qué casos.
Hasta aquí la publicación de hoy. Si te ha gustado esta publicación seguramente también pueda interesarte esta otra sobre ¿Qué es el balduque y para qué sirve?. Y recuerda que ante cualquier sugerencia o apreciación, déjanos tu comentario más abajo o escríbenos a info@universoescrito.com