Las agrupaciones documentales en los archivos

31 Ene

Antes de desglosar las agrupaciones y unidades documentales existentes en un archivo, es importante mencionar que el documento de archivo no se genera de forma arbitraria, si no en función de las necesidades concretas del organismo o institución donde ha sido creado. Esto deriva en la posterior existencia de agrupaciones documentales que reflejan la jerarquización dada a dicha documentación. 

Veámoslo con este ejemplo para entender mejor el origen de las diferentes agrupaciones:

 

Parte del cuadro de clasificación del Fondo Pedro Zaragoza Orts de la UA. Fuente: Universidad de Alicante.

 

Algunas definiciones previas

  • Archivo se puede definir por el conjunto de documentos generados por una institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades, cuyo depósito es adecuado independientemente del soporte. Además, está organizado de acuerdo con:

               1. Principio de procedencia.

               2. Respeto al orden original.

  • En este sentido y según el Diccionario de Terminología Archivística, se entiende como documento de archivo aquel testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. (A esta última definición habría que añadirle el término virtual).
  • El mismo Diccionario define cuadro de clasificación como instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc…).

 

Las unidades / agrupaciones documentales

Las agrupaciones o unidades documentales generadas a partir de las necesidades de una organización o institución pueden ser:

 

– Fondo

Es el conjunto de documentos o de series de una misma procedencia, generados por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.

Es la totalidad de documentación producida o recibida por una institución o persona en el tiempo en que desarrolla su actividad. Un archivo puede tener varios fondos. Cada fondo es independiente y necesita una clasificación, ordenación y descripción propia.

 

– Sección

La sección es cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo, que puede corresponder a una parte del fondo, a una función, actividad u organismo. Todo ello, según el cuadro de clasificación sea funcional u orgánico, teniendo en cuenta la estructura de la institución.

 

– Subsección

Es la división de la sección realizada en virtud de la función que desarrolla dentro de las grandes líneas de acción de la institución. Coincide con las distintas divisiones administrativas.

 

– Serie

Es el conjunto de documentos producidos de manera continuada por un sujeto u organismo, como resultado de una misma actividad y regulado por la misma norma. Son continuos en el tiempo y permiten parte de la información y tipología.

La serie es la conjunción de la oficina productora + la función + el tipo documental. En el momento cambie uno de estos tres elementos, se altera la serie documental.

 

– La unidad documental simple, está constituida por uno o dos documentos, y la unidad documental compuesta, está integrada por varios documentos que forman expedientes o registros.

 

Veamos a continuación varios ejemplos y posibilidades de colecciones y secciones facticias:

 

Fuente: elaboración propia.

Ya para finalizar esta publicación, podemos entender que toda organización o entidad tiene unos objetivos que le dan origen y que, para lograrlos, se dota de una estructura organizativa con funciones precisas.

La puesta en marcha de esta estructura en el desempeño de sus funciones produce, entre otras, una actividad administrativa de la que derivan los documentos, cuya organización debe reflejar ese proceso en el cual han sido creados.

Hasta aquí la entrada de hoy, ante cualquier sugerencia u opinión, esperamos vuestros comentarios, o también podéis escribir a info@universoescrito.com. Si os ha resultado interesante, no dejéis de leer esta otra publicación sobre la conservación preventiva de los documentos. 

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