Pautas para desarrollar un proyecto de digitalización

Entendemos por digitalización la conversión a valores digitales de la información contenida en un documento existente en soporte analógico. Mediante la digitalización la información se transfiere de un soporte a otro, en este caso de un soporte analógico a un soporte electrónico.

Las razones por las que se emprende un proyecto de digitalización pueden ser varias:

• Incrementar el acceso: es la principal razón. Cuando un documento o varios tienen alta demanda por parte de los usuarios y la biblioteca desea mejorar el acceso a una determinada colección.
• Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios proporcionando un acceso de mayor calidad a los recursos de la institución en relación con la educación y la formación continua.
• Reducir la manipulación y el uso de los materiales originales.
• Como institución, desarrollar la infraestructura técnica.
• Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos, creando, por ejemplo, colecciones virtuales.
• Buscar intereses comunes con otras instituciones para rentabilizar las ventajas económicas de un enfoque compartido.

Así mismo, los elementos clave de un proyecto de digitalización son:

1. Política de selección.
2. Conversión.
3. Programa de control de calidad.
4. Gestión de la colección.
5. Preservación.
6. Mantenimiento de acceso a largo plazo.

1. Política de selección

Es necesario tener unos criterios de selección de la documentación a digitalizar. Estos criterios pueden ser: el contenido de la documentación, la demanda por parte de los usuarios y el estado físico del material (que puede acarrear costes adicionales si este está en mal estado).

2. Conversión

Los documentos originales se transforman en imágenes convertidas en bits por medio de un escáner o cámara digital. Durante la captura de la imagen dichos documentos se “leen” o escanean a una profundidad y resolución predefinidas. Los ficheros digitales resultantes que incluyen los bits para cada píxel se formatean y etiquetan de manera que se facilite a un ordenador su almacenamiento y recuperación. A partir de estos ficheros el ordenador puede realizar representaciones analógicas para su visualización en pantalla o impresión. Debido a que los ficheros con imágenes de alta resolución son muy grandes, puede ser necesario reducir el tamaño de los archivos (compresión) para hacerlos más manejables tanto para el ordenador como para el usuario. En la compresión, para no perder calidad, se recomienda resolución de 350 dpi.

3. Control de calidad

Aunque el control de calidad es un factor crucial para asegurar los mejores resultados, no existe un modo normalizado para asegurar una determinada calidad de la imagen durante su captura. Los diferentes documentos originales requieren diferentes procesos de escaneo, lo que debe tenerse en cuenta cuando se desarrollan programas de control de calidad.

Las herramientas automáticas de evaluación de la imagen de las que disponemos actualmente no son, por lo general, suficiente para determinados materiales. Por lo tanto, la evaluación de la calidad debe llevarse a cabo:

– Desde la pantalla.

– En los productos impresos.

Para la evaluación en pantalla:

• Visualizar las imágenes escaneadas a 1:1 (ampliando al 100%).
• Usar objetivos para evaluar la reproducción en escala de grises y color.
• Utilizar objetivos de resolución e histogramas para evaluar la resolución espacial y la reproducción tonal.
• Hacer uso de métodos para detectar ruido.

Para la evaluación de impresiones:

• Examinar con el ojo humano las copias.
• Comparar las copias con los originales.

4. Gestión de la colección

Para que puedan utilizarse las imágenes escaneadas debe prestarse mucha atención a su almacenamiento. Todos los ficheros de imágenes producidos como resultado de un proyecto de digitalización deben organizarse, nombrarse y describirse de manera adecuada según los objetivos del proyecto de digitalización.

Para describir imágenes digitales son necesarios los metadatos, que son datos estructurados acerca de los datos. El uso de metadatos se encuentra estrechamente relacionado con las reglas de descripción y catalogación. La diferencia es que en el mundo digital se necesitan categorías adicionales de metadatos para soportar la navegación y la gestión de los ficheros de datos.

Existen tres categorías de metadatos:

• Metadatos descriptivos para la descripción e identificación de los recursos de información.
• Metadatos estructurales para la navegación y la presentación.
• Metadatos administrativos para la gestión y el proceso.

El nivel de metadatos determina siempre el nivel o las posibilidades de recuperación. También debe considerarse si se pueden adaptar los metadatos generados en el proceso de conversión y cómo. Actualmente el formato TIFF es el formato de fichero más común para el almacenamiento de los máster de las imágenes digitales. En TIFF, y también en otros formatos como GIF, el software utilizado por el escáner genera automáticamente etiquetas con información técnica y administrativa que se registra en la cabecera del fichero. La práctica de registrar los metadatos en la cabecera en formato TIFF se encuentra muy extendida, a partir del reconocimiento por medios ópticos (OCR).

Dublin Core es actualmente uno de los estándares de metadatos más ampliamente aceptados en el mundo, pero se pueden distinguir otras iniciativas de metadatos.

• Metadatos de propósito general: aquellos dirigidos a cualquier tipo de información, es el caso de Dublin Core o METS (Metadata Encoding and Transmission Standard).
• Metadatos de propósito específico: EAD (Encoding Archival Description), para la información de archivo; VRA-Core para imágenes, entre otros.

5. Preservación

Las tecnologías digitales otorgan un nuevo paradigma de preservación. Ofrecen la oportunidad de preservar el original proporcionando acceso al sustituto digital, y separando el contenido informativo de la degradación del medio físico.

La ventaja de la preservación del contenido digital radica en la posibilidad de crear y almacenar múltiples copias en diversas localizaciones sin pérdida de información. Múltiples copias almacenadas en otro lugar incrementan la tasa de preservación de materiales amenazados por los defectos operativos y ambientales de la institución.

Las prácticas de digitalización deben, por tanto, integrarse en los servicios de preservación existentes para asegurar que la preservación física de los objetos no se obvia en el tratamiento previo al escaneo y que se utilizan entornos protectores después del escaneo para alargar la vida de los originales.

Hasta aquí la entrada de hoy. Si te ha gustado, seguramente también te interesa esta otra sobre los 14 puntos básicos para realizar un proyecto de digitalización de una colección fotográfica. Ante cualquier sugerencia o comentario, no dudes en dejar tu comentario o escribir a info@universoescrito.com

Bibliografía:

IFLA (2002). Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos.