Sobre el acceso a los archivos

Alejada queda ya la imagen de los archivos como grandes templos de conocimiento: herméticos, intrincados y algo vetustos. O al menos debería.

¿Qué os viene a la cabeza si pensáis en un archivo? ¿lo visualizáis en la red, o únicamente en sus dimensiones físicas? ¿cómo imagináis sus servicios?

En la publicación de hoy queremos compartir los principales servicios que ofrecen los archivos, públicos sobre todo. Y además, detallar la facilidad, aún un tanto desconocida, para acceder a los mismos.

Servicios que ofrecen

Antes que nada, hay que tener en cuenta que hay diferentes tipos de archivos: de gestión, intermedios, históricos,… Y también se pueden clasificar en función al organismo del que dependen: municipales, de la diputación, autonómicos, nacionales, universitarios, entre otros. Es por ello que los servicios de los mismos varían, a la par que sus características.

Por lo general, los servicios básicos que ofrece un archivo son los que siguen:

• Información y asistencia en la búsqueda y localización de la documentación.
• Servicio de reprografía y reproducción de documentos.
• Consulta en sala.
• Biblioteca auxiliar.

Pero además de los mencionados, se prestan en ocasiones otros servicios complementarios como actividades culturales y educativas. Es por ello que en muchos archivos, como focos culturales que son, realizan exposiciones de forma periódica en sus instalaciones. Exposiciones a las que se suele acceder de forma libre y gratuita. Al igual que también se pueden celebrar otros eventos como coloquios, recitales, jornadas y congresos,…

Otro aspecto a destacar son las actividades didácticas, muchas de ellas enfocadas a enseñar al alumnado procesos relacionados con la Paleografía, Sigilografía, e incluso la restauración de los documentos. Algunos archivos como el Archivo Histórico Provincial de Alicante proponen una actividad didáctica por cada exposición realizada, con el fin de ampliar información y conocimientos sobre el tema de la misma. Otros permiten conocer sus raíces como pueblo a través de juegos, como ocurre en los Archivos de Castilla y León. Un gran volumen de archivos ofrecen un recorrido por el lugar, mostrando la institución y profesión del archivista. Todo ello, solamente solicitando cita previa.

Forma de acceso

La forma de acceder a los archivos es muy sencilla, solamente hay que solicitar cita a través del e-mail del centro y facilitar el DNI de la persona interesada. En el caso de no poder acudir presencialmente, el ciudadano interesado puede enviar su consulta a través de correo electrónico y desde el archivo en cuestión se remitirá la documentación solicitada de forma digital.

En este sentido, es indispensable mencionar el Proyecto PARES (Portal de Archivos Españoles), gestionado por la Subdirección General de los Archivos Estatales, del Ministerio de Cultura y Deporte. Se puede accede desde esta dirección web, y su consulta es libre y gratuita. En PARES se pueden encontrar, por un lado, documentos, y por otra registros de autoridad. Esto significa que podemos navegar en busca de uno o varios documentos (ya sea a través de las autoridades, con palabras clave,…) y con la ficha descriptiva obtenida, podremos conocer todos los datos sobre el mismo y la institución que lo alberga.

Por ultimo, también cabe mencionar la gran utilidad del Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica. En su directorio de archivos, podemos encontrar la ficha descriptiva de todos los archivos que componen el instrumento, lo cual permite a los ciudadanos la localización del archivo en cuestión, los fondos que custodia, servicios prestados, y datos de contacto.

En conclusión, lo que pretendemos con esta publicación es visibilizar la gran facilidad para acceder a los archivos, al mismo tiempo que compartimos la gran variedad de servicios que ofertan dada su relevante situación en el entramado social y cultural.

Y hasta aquí la publicación de hoy. Si te ha gustado, seguramente también te interese esta otra sobre cómo organizar un archivo personal. Ante cualquier duda o sugerencia, puedes dejar más abajo tu comentario o escribir directamente a info@universoescrito.com